Nicht jedes Wissen muss dokumentiert oder auf mehrere Personen verteilt werden. Kritisch ist Wissen, dessen kurzfristiges Fehlen eine wesentliche Leistung, Entscheidung oder Wiederherstellung verhindert.
Bei betrieblichen Situationen beginnen
Frage nicht „Was weiß diese Person alles?“, sondern:
- Welche wiederkehrende Arbeit kann ohne sie nicht weitergehen?
- Welche Entscheidungen kann niemand nachvollziehbar übernehmen?
- Welche Kunden-, Anbieter- oder Systembeziehungen liegen nur persönlich vor?
- Welche Störung könnte ohne ihr Wissen nicht behoben werden?
- Welche Zusagen, Fristen oder Zugänge wären gefährdet?
So wird Wissen an seiner betrieblichen Funktion bewertet.
Kritikalität einschätzen
Bewerte je Wissensgebiet:
| Kriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Folge | Was passiert nach einem Tag, einer Woche oder einem Monat ohne dieses Wissen? |
| Wiederbeschaffung | Lässt es sich aus Unterlagen, Systemen oder externen Quellen rekonstruieren? |
| Konzentration | Wie viele Personen können es anwenden? |
| Häufigkeit | Wie oft wird es benötigt? |
| Veränderung | Wie schnell veraltet es? |
| Lernaufwand | Wie lange dauert ein belastbarer Transfer? |
Priorität haben hohe Folgen, geringe Wiederbeschaffbarkeit und starke Konzentration. Seltenes Wissen kann besonders kritisch sein, wenn es im Störungsfall sofort gebraucht wird.
Die passende Sicherung wählen
- Fakten und Zugänge: verbindliche Ablage, Rollenrechte und geregelte Notfallzugänge.
- wiederkehrende Handlung: Checkliste, Anleitung oder SOP plus Erprobung.
- Entscheidungswissen: Kriterien, Grenzen, Beispiele und begründete Fälle.
- Erfahrungswissen: Tandem, Hospitation, Fallbesprechung und selbstständige Anwendung.
- Beziehungswissen: strukturierte Kontakthistorie, Zusagen und verantwortete Übergabe.
Eine Datei allein sichert kein Können. Eine zweite Person gilt erst dann als handlungsfähig, wenn sie einen realen Fall ohne verdeckte Hilfe bearbeiten kann.
Ein kritisches Wissensregister
Für kleine Unternehmen genügt eine schlanke Liste mit Wissensgebiet, betrieblicher Funktion, heutiger Wissensträgerrolle, Vertretung, Ablage oder Transferform, letztem Test und nächster Maßnahme.
Das Register ist kein Wissensinventar des gesamten Unternehmens. Es macht nur die Abhängigkeiten sichtbar, deren Ausfall unangemessene Folgen hätte.