Diese Vorlage hilft dabei, einen Prozess knapp, verständlich und pflegbar zu beschreiben. Sie eignet sich als Arbeitsgrundlage für Diagnose, Einarbeitung und spätere Gestaltung.
Kopiere die Struktur in das Dokumentationssystem deines Unternehmens. Felder, die für die konkrete Fragestellung keinen Nutzen haben, können entfallen.
1. Prozesssteckbrief
Name des Prozesses: [Eindeutige, tätigkeitsbezogene Bezeichnung]
Zweck: [Warum existiert der Prozess? Welchen betrieblichen Beitrag leistet er?]
Erwartetes Ergebnis: [Was muss am Ende für wen und in welcher Qualität vorliegen?]
Auslöser: [Welches Ereignis, welcher Termin oder welche Information startet den Prozess?]
Beginn und Ende: [Wo beginnt und endet die Betrachtung?]
Verantwortliche Rolle: [Wer verantwortet die Funktionsfähigkeit des Gesamtprozesses?]
Beteiligte Rollen: [Wer führt aus, entscheidet, prüft, berät oder wird informiert?]
2. Ablauf
| Nr. | Rolle | Eingang / Voraussetzung | Tätigkeit oder Entscheidung | Ergebnis | Übergabe / System |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Rolle] | [Information] | [Tätigkeit] | [Zwischenergebnis] | [Empfänger / Werkzeug] |
| 2 | [Rolle] | [Information] | [Tätigkeit] | [Zwischenergebnis] | [Empfänger / Werkzeug] |
| 3 | [Rolle] | [Information] | [Tätigkeit] | [Endergebnis] | [Empfänger / Ablage] |
Dokumentiere Entscheidungen als eigene Schritte. Formulierungen wie „bei Bedarf prüfen“ sind meist zu ungenau: Wer entscheidet anhand welcher Kriterien, ob der Bedarf besteht?
3. Regeln und Entscheidungskriterien
- [Welche fachlichen Regeln gelten?]
- [Welche Grenzwerte oder Freigaben sind zu beachten?]
- [Wer darf welche Entscheidung treffen?]
- [Wann muss eskaliert werden – und an wen?]
4. Ausnahmen und Sonderfälle
| Ausnahme | Erkennungsmerkmal | Vorgehen | Entscheidungsrolle |
|---|---|---|---|
| [Sonderfall] | [Woran erkennbar?] | [Abweichender Ablauf] | [Rolle] |
Regelmäßig auftretende „Ausnahmen“ sind häufig ein Hinweis darauf, dass der Prozess mehrere Varianten hat oder seine Regeln nicht zur Realität passen.
5. Informationen, Dokumente und Systeme
- Benötigte Eingangsinformationen: [Liste]
- Erzeugte Informationen oder Dokumente: [Liste]
- Verwendete Systeme und Arbeitsmittel: [Liste]
- Verbindlicher Ablageort: [Ort und Benennungsregel]
- Zugriffs- oder Schutzbedarf: [Rollen, Fristen, besondere Anforderungen]
6. Beobachtungen und Verbesserungsbedarf
- Wo entstehen Rückfragen?
- Wo wartet Arbeit auf Entscheidungen oder Informationen?
- Wo werden Daten erneut erfasst?
- Welche Schritte hängen von einzelnen Personen ab?
- Wo tritt regelmäßig Nacharbeit auf?
- Welche provisorischen Hilfsmittel sind unverzichtbar geworden?
Trenne Beobachtung und Lösung. „Die Freigabe dauert durchschnittlich drei Tage“ ist eine Beobachtung. „Wir brauchen ein neues Ticketsystem“ ist bereits ein Lösungsvorschlag.
7. Wirkung und Kennzahlen
Wähle nur Kennzahlen, die für den Zweck des Prozesses relevant sind:
- Durchlaufzeit vom Auslöser bis zum Ergebnis
- aktive Bearbeitungszeit
- Anteil fehlerfreier Durchläufe
- Zahl der Rückfragen oder Korrekturen
- Termintreue
- Aufwand je Vorgang
- Zufriedenheit interner oder externer Empfänger
Ausgangswert: [Wert und Messzeitraum] Angestrebte Wirkung: [konkrete Veränderung] Prüftermin: [Datum oder Ereignis]
8. Pflege und Freigabe
Dokumentationsverantwortung: [Rolle] Fachliche Freigabe: [Rolle] Version: [Nummer] Letzte Prüfung: [Datum] Nächster Prüfanlass: [Datum oder Ereignis] Änderungen: [kurze Beschreibung]
Anwendungshinweis
Beginne mit einer schlanken Fassung und teste sie an einem realen Vorgang. Ergänze Details nur dort, wo sie Entscheidungen erleichtern, Fehler vermeiden oder Wissen verfügbar machen. Die Vorlage soll die Arbeit unterstützen – nicht zusätzliche Bürokratie erzeugen.