Für eine erste Gestaltungsentscheidung braucht es selten sofort eine vollständige Prozesskostenrechnung. Häufig genügt eine nachvollziehbare Näherung, um Größenordnungen zu erkennen und zu entscheiden, ob eine genauere Untersuchung lohnt.
Die einfache Grundformel lautet:
Prozesskosten im Zeitraum ≈
Anzahl der Vorgänge × durchschnittlicher Aufwand je Vorgang
+ direkte Sach- und Fremdkosten
+ Aufwand für Fehler und Nacharbeit
Welche Angaben werden benötigt?
Erfasse für einen typischen Zeitraum, beispielsweise einen Monat:
- Häufigkeit: Wie oft wird der Prozess durchlaufen?
- Aktive Bearbeitungszeit: Wie viele Minuten arbeiten Beteiligte tatsächlich an einem Vorgang?
- Personalkostensatz: Was kostet eine Arbeitsstunde der jeweiligen Rolle ungefähr?
- Direkte Kosten: Welche Gebühren, Materialien oder externen Leistungen fallen je Vorgang an?
- Fehler- und Nacharbeitsquote: Wie viele Vorgänge müssen korrigiert oder erneut bearbeitet werden?
Wartezeit erhöht nicht automatisch die direkten Prozesskosten, kann aber wirtschaftlich sehr relevant sein – etwa wenn Aufträge später fakturiert werden oder Kunden abspringen. Solche Folgen sollten getrennt ausgewiesen werden.
Schritt 1: Bearbeitungszeit schätzen
Zerlege den Prozess in wenige Hauptschritte und schätze die aktive Zeit je beteiligter Rolle.
| Hauptschritt | Rolle | Minuten je Vorgang |
|---|---|---|
| Auftrag prüfen | Innendienst | 8 |
| technische Rückfrage | Fachrolle | 5 |
| Auftrag anlegen | Innendienst | 7 |
Das Beispiel ergibt 20 Minuten aktive Arbeit. Verwende nach Möglichkeit mehrere reale Fälle. Ein einzelner besonders einfacher oder schwieriger Vorgang verzerrt die Schätzung.
Schritt 2: Personalkosten berechnen
Der verwendete Stundensatz sollte nicht nur das ausgezahlte Gehalt enthalten. Für eine interne Näherung eignet sich ein betrieblicher Personalkostensatz, der Arbeitgeberkosten und einen plausiblen Anteil nicht direkt produktiver Zeit berücksichtigt.
Personalkosten je Vorgang =
Bearbeitungszeit in Stunden × Personalkostensatz
Bei 20 Minuten und einem angenommenen Personalkostensatz von 45 Euro je Stunde:
0,333 Stunden × 45 Euro ≈ 15 Euro je Vorgang
Schritt 3: Direkte Kosten ergänzen
Addiere Kosten, die durch den einzelnen Vorgang entstehen, beispielsweise:
- Versand und Verbrauchsmaterial,
- transaktionsabhängige Gebühren,
- externe Prüfung oder Bearbeitung,
- nutzungsabhängige Softwarekosten.
Fixe Gemeinkosten wie Miete oder allgemeine IT können für die erste Schätzung meist entfallen, sofern sich die Entscheidung dadurch nicht verändert.
Schritt 4: Nacharbeit sichtbar machen
Fehlerkosten werden häufig unterschätzt, weil sie in einem anderen Team oder zu einem späteren Zeitpunkt entstehen.
Nacharbeitskosten je Vorgang =
Fehlerquote × durchschnittlicher Korrekturaufwand × Stundensatz
Wenn 15 Prozent der Vorgänge durchschnittlich 25 Minuten Korrektur benötigen und der relevante Satz 45 Euro beträgt:
0,15 × 0,417 Stunden × 45 Euro ≈ 2,81 Euro je Vorgang
Schritt 5: Auf den Zeitraum hochrechnen
Bei 300 Vorgängen im Monat, 15 Euro regulärer Arbeit, 2,81 Euro Nacharbeit und 1 Euro direkten Kosten:
300 × (15,00 + 2,81 + 1,00) = 5.643 Euro pro Monat
Das ist eine Entscheidungsgröße, kein buchhalterisch exakter Wert. Dokumentiere deshalb die Annahmen und gib sinnvoll gerundete Beträge an.
Welche Zusatzgrößen sind oft wichtiger als Kosten?
Eine reine Kostensicht kann zu schlechten Entscheidungen führen. Prüfe zusätzlich:
- Wie lange dauert ein Vorgang vom Start bis zum Ergebnis?
- Welche Arbeit bleibt wegen dieses Prozesses liegen?
- Wo hängen Vorgänge von einzelnen Personen ab?
- Welche Fehler wirken auf Kunden oder Folgeprozesse?
- Wie stark schwanken Aufwand und Qualität?
- Welches Risiko entsteht bei Ausfall oder Wachstum?
Eine Veränderung kann sinnvoll sein, obwohl sie die direkten Kosten nicht senkt – beispielsweise wenn sie Lieferfähigkeit, Vertretbarkeit oder Transparenz verbessert.
Wann reicht die Näherung aus?
Die schnelle Schätzung reicht, wenn die Größenordnung auch bei vorsichtigen Annahmen eindeutig ist und die geplante Veränderung überschaubar bleibt. Eine genauere Analyse ist sinnvoll, wenn hohe Investitionen, mehrere Prozessvarianten, erhebliche Risiken oder gegensätzliche Interessen betroffen sind.