Eine gute Dokumentation von Informationsflüssen zeigt nicht jede Nachricht im Unternehmen. Sie macht die Informationen sichtbar, die für ein bestimmtes Ergebnis, eine Handlung oder eine Entscheidung benötigt werden.
Für die meisten Untersuchungen ist eine Informationstabelle der beste Einstieg. Ein Diagramm ergänzt sie dort, wo mehrere Rollen und Systeme zusammenwirken oder Schleifen schwer verständlich sind.
Die kompakte Informationstabelle
| Information | Quelle | Führender Ort | Empfänger | Benötigt für | Zeitpunkt | Übertragungsweg | Qualitätsproblem |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| bestätigter Liefertermin | Einkauf | ERP | Projektleitung | Einsatzplanung | vor Terminbestätigung | Systemstatus | Änderungen kommen verspätet an |
Die Spalten beantworten unterschiedliche Fragen:
- Information: Welcher fachliche Inhalt wird benötigt?
- Quelle: Wo entsteht oder beginnt die Information?
- Führender Ort: Wo gilt ihr aktueller Stand als verbindlich?
- Empfänger: Welche Rolle oder welches System braucht sie?
- Benötigt für: Welche Handlung oder Entscheidung ermöglicht sie?
- Zeitpunkt: Wann muss sie verfügbar sein?
- Übertragungsweg: Wie gelangt sie zum Empfänger?
- Qualitätsproblem: Was gelingt heute nicht verlässlich?
Ergänze bei Bedarf Schutzbedarf, Aufbewahrung, Aktualisierungsverantwortung oder Datenformat. Verwende nur Felder, die für die konkrete Fragestellung Erkenntnis liefern.
Informationen fachlich benennen
Bezeichne Informationen nach ihrem Inhalt, nicht nach ihrem Behälter oder Kanal:
- besser: „freigegebener Angebotspreis“
- schlechter: „Excel-Liste“
- besser: „bestätigter Ausführungstermin“
- schlechter: „E-Mail vom Bauleiter“
Eine Information kann den Übertragungsweg wechseln, ohne ihre betriebliche Funktion zu verlieren. Diese Trennung verhindert, dass eine Analyse vorschnell auf ein bestimmtes Werkzeug verengt wird.
Drei sinnvolle Darstellungsformen
1. Informationstabelle
Sie eignet sich für Inventar, Qualitätsbewertung und die Vorbereitung konkreter Anforderungen. Tabellen lassen sich leicht ergänzen, filtern und gemeinsam prüfen.
2. Rollen- und Übergabediagramm
Ordne Rollen oder Systeme in Spalten an und zeichne nur wesentliche Informationsübergaben als beschriftete Pfeile ein. So werden Schleifen, Mehrfachübergaben und zentrale Engpässe erkennbar.
Jeder Pfeil sollte eine fachliche Information benennen. Unbeschriftete Pfeile oder Beschriftungen wie „Kommunikation“ sind zu ungenau.
3. Informationslebenszyklus
Für wichtige Dokumente oder Datensätze kann der Lebenszyklus hilfreicher sein:
Entwurf → fachlich geprüft → freigegeben → verwendet → geändert → archiviert / gelöscht
Er zeigt, welche Zustände existieren, wer sie verändern darf und welcher Stand für eine Handlung gültig ist.
Eine Dokumentation schrittweise aufbauen
Fragestellung notieren
Schreibe über die Darstellung, welche betriebliche Frage sie beantwortet und welche Prozessgrenze gilt. Ohne diesen Kontext wird sie später leicht als allgemeingültige Systemlandkarte missverstanden.
Ist-Zustand aufnehmen
Dokumentiere den tatsächlich genutzten Weg einschließlich persönlicher Listen, mündlicher Ergänzungen und Medienbrüche. Der Soll-Zustand gehört in eine getrennte Fassung.
Beobachtungen markieren
Nutze wenige, eindeutige Kategorien, beispielsweise:
- Information fehlt,
- Information kommt zu spät,
- mehrere widersprüchliche Stände,
- Empfänger oder Verantwortung unklar,
- manuelle Übertragung,
- Zugriff unangemessen,
- unnötige Kopie oder Weitergabe.
Mit realen Fällen prüfen
Teste die Darstellung an einem normalen und einem abweichenden Vorgang. Ergänze nur relevante Varianten. Ein Diagramm, das jeden denkbaren Sonderfall enthält, verliert seine Orientierungsfunktion.
Pflegeverantwortung festlegen
Eine dauerhaft genutzte Dokumentation braucht eine verantwortliche Rolle und einen Prüfanlass. Sinnvolle Anlässe sind Prozess-, Rollen- oder Systemänderungen sowie wiederkehrende Informationsfehler.
Vorlage für ein einzelnes Informationsobjekt
Bezeichnung: [fachlicher Name] Betriebliche Funktion: [welche Handlung oder Entscheidung wird ermöglicht?] Erzeugende Rolle / Quelle: [Rolle oder externer Ursprung] Führender Ort: [System oder Ablage] Empfangende Rollen: [Rollen] Zeitpunkt / Aktualisierungsereignis: [wann benötigt oder geändert?] Qualitätskriterien: [vollständig, richtig, aktuell, eindeutig] Schutzbedarf: [Zugriff, Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit] Beobachtete Probleme: [konkrete Beobachtungen]
Typische Dokumentationsfehler
- Das Diagramm zeigt Systeme, aber nicht die Bedeutung der Informationen.
- Kanäle wie E-Mail werden mit Informationen gleichgesetzt.
- Nur der offizielle Weg wird dargestellt; Nebenlisten fehlen.
- Ist- und Zielzustand werden vermischt.
- Pfeile zeigen keine Richtung oder keinen fachlichen Inhalt.
- Alle Informationen erscheinen gleich wichtig.
- Die Darstellung ist so komplex, dass Beteiligte sie nicht mehr prüfen können.
Die Dokumentation erfüllt ihren Zweck, wenn sie eine konkrete organisatorische Entscheidung vorbereitet. Ihr Wert liegt nicht in grafischer Vollständigkeit, sondern darin, fehlende Verfügbarkeit, unklare Verantwortung und problematische Übergaben verständlich zu machen.
Direkt anwenden
Informationsfluss-Schnellaufnahme
Verfolge eine handlungsrelevante Information von ihrer Quelle bis zur Verwendung.
Anschlussfragen
Häufig gefragt
Was ist der Unterschied zwischen Quelle und führendem Ort?
Die Quelle ist der Ursprung einer Information. Der führende Ort ist die Stelle, an der ihr aktueller und verbindlicher Stand gepflegt wird. Beides kann, muss aber nicht identisch sein.