Analoge Dokumente sind erst dann sinnvoll digitalisiert, wenn die digitale Fassung vollständig, lesbar, auffindbar, richtig zugeordnet und für die vorgesehene Arbeit nutzbar ist. Das bloße Erzeugen einer PDF-Datei genügt nicht.
Vor dem Scannen müssen Ziel, Auswahl, Qualitätsanforderungen und weiterer Umgang mit den Papieroriginalen geklärt werden.
1. Zweck und Umfang festlegen
Bestimme zuerst, wofür die digitalen Dokumente benötigt werden:
- tägliche Bearbeitung und Zusammenarbeit,
- schnelle Suche und Auskunft,
- Übernahme in einen digitalen Prozess,
- langfristige Aufbewahrung,
- Sicherung gefährdeter Originale,
- kontrollierte Reduktion eines Papierarchivs.
Der Zweck beeinflusst Scanqualität, Metadaten, Dateiformat, Prüfaufwand und Ablage. Ein Dokument für gelegentliche Recherche stellt andere Anforderungen als ein Beleg, der fachlich weiterverarbeitet wird.
2. Dokumentbestand klassifizieren
Ermittle:
- Dokumenttypen und typische Formate,
- Menge und zeitliche Verteilung,
- ein- oder doppelseitige Seiten,
- Farbe, Handschrift, Fotos oder Pläne,
- Beschädigungen, Heftungen und Sonderformate,
- Schutzbedarf,
- benötigte Originale,
- gewünschte Zuordnung zu Kunden, Projekten oder Vorgängen.
Ziehe eine repräsentative Stichprobe. Erst reale Dokumente zeigen, ob automatische Erkennung und Einzug zuverlässig funktionieren.
3. Zielstruktur vor dem Scan definieren
Lege fest, wo ein Dokument nach dem Scan landet und wie es gefunden wird:
- Dokumentklasse,
- Vorgangs- oder Aktenbezug,
- Dokumentdatum,
- Absender oder Beteiligter,
- Status,
- Schutz- und Aufbewahrungsklasse.
Eine unsortierte Sammlung durchsuchbarer PDFs ist noch keine tragfähige digitale Ablage.
4. Scanprofil bestimmen
Ein Scanprofil beschreibt wiederholbare Einstellungen je Dokumentklasse:
- Auflösung,
- Farbe, Graustufe oder Schwarz-Weiß,
- ein- oder doppelseitiger Einzug,
- Leerseitenerkennung,
- Ausrichtung und Zuschnitt,
- Kompression,
- Dateiformat,
- OCR-Sprache,
- Trennung mehrerer Dokumente.
Für übliche Textdokumente ist eine moderate Auflösung oft ausreichend; feine Pläne, Fotos oder schlecht lesbare Vorlagen können mehr benötigen. Entscheidend ist ein Test anhand der tatsächlichen Nutzung, nicht ein pauschal maximaler Wert. Höhere Auflösung vergrößert Dateien und Verarbeitung, ohne immer zusätzliche Information zu liefern.
5. Dokumente vorbereiten
- Aktenreihenfolge dokumentieren, wenn sie fachlich relevant ist.
- Heft- und Büroklammern entfernen.
- gefaltete oder beschädigte Seiten glätten und gesondert behandeln.
- Trennblätter oder automatische Regeln für Dokumentgrenzen festlegen.
- nicht benötigte Dubletten nach geprüfter Regel aussortieren.
- sensible Bestände gegen unbeaufsichtigten Zugriff schützen.
Bei großen Beständen sollte jeder physische Behälter eindeutig einem Scanauftrag zugeordnet sein, damit Lücken nachvollzogen werden können.
6. Scannen und OCR durchführen
OCR (Optical Character Recognition) erkennt Text in Bilddateien. Sie ermöglicht Volltextsuche und kann Daten für weitere Verarbeitung extrahieren.
OCR-Ergebnisse sind nie automatisch fehlerfrei. Erkennungsqualität hängt unter anderem von Druck, Sprache, Layout, Handschrift und Scanqualität ab. Für entscheidungs- oder zahlungsrelevante Daten braucht es Prüfregeln statt blindes Vertrauen in die Erkennung.
7. Qualität systematisch prüfen
Prüfe mindestens:
- alle Seiten vorhanden und in richtiger Reihenfolge,
- nichts abgeschnitten oder unlesbar,
- Vorder- und Rückseiten korrekt erfasst,
- Dokumentgrenzen richtig gesetzt,
- OCR und relevante Daten plausibel,
- Dokumentklasse und Metadaten korrekt,
- Zuordnung zum richtigen Vorgang,
- Datei am vorgesehenen Ort gespeichert.
Die Prüftiefe kann risikobasiert variieren. Eine Stichprobe ist nur sinnvoll, wenn Fehlerquote, Auswahl und Umgang mit einem Fehlerfund vorher festgelegt sind.
8. Übergabe und Bearbeitungsstatus klären
Nach dem Scan muss erkennbar sein:
- Welche Dokumente sind erfolgreich übernommen?
- Welche warten auf Prüfung oder Zuordnung?
- Welche sind fehlerhaft und müssen erneut bearbeitet werden?
- Welche Originale dürfen zurück, archiviert oder vernichtet werden?
- Wer entscheidet über Zweifelsfälle?
Ohne Statusführung entstehen Papierstapel und digitale Dateien, deren Verbindlichkeit unklar bleibt.
9. Mit Originalen kontrolliert umgehen
Vernichte Papier nicht automatisch nach erfolgreichem Scan. Prüfe für jede Dokumentklasse fachlich und aktuell, ob Originale benötigt werden und welche Anforderungen an Aufbewahrung oder Nachweis bestehen.
Bis zur Freigabe sollten Originale geordnet und eindeutig dem Scanauftrag zuordenbar bleiben. Für die Vernichtung braucht es ein dokumentiertes, zum Schutzbedarf passendes Verfahren.
10. Mit einem Pilot beginnen
Teste Technik, Scanprofil, Metadaten und Qualitätssicherung an einem begrenzten, repräsentativen Bestand. Messe:
- Dokumente oder Seiten pro Stunde,
- Anteil manueller Nachbearbeitung,
- Fehler bei Trennung und Zuordnung,
- OCR-Qualität bei relevanten Feldern,
- Speicherbedarf,
- Aufwand für Prüfung und Fehlerbehebung.
Diese Werte bilden eine belastbare Grundlage für Eigenleistung, Dienstleisterauswahl und Projektplanung.
Typische Fehler
- Alles wird gescannt, obwohl ein Teil nicht mehr benötigt wird.
- Die Zielablage wird erst nach dem Scanprojekt entworfen.
- Dateinamen sollen sämtliche Metadaten ersetzen.
- OCR wird mit inhaltlicher Richtigkeit verwechselt.
- Qualitätsprüfung beschränkt sich auf das Öffnen einzelner PDFs.
- Originale werden vernichtet, bevor fachliche Regeln geklärt sind.
- Scan und Indexierung werden kalkuliert, Fehlerbehandlung und Übergabe jedoch nicht.
Ein gutes Scanprojekt erzeugt nicht möglichst viele Dateien, sondern verlässlich nutzbare Information.