Ein Dienstleister für Aktendigitalisierung übernimmt nicht nur das Scannen. Je nach Auftrag gehören Abholung, Vorbereitung, Klassifikation, Texterkennung, Qualitätsprüfung, Rücklieferung, Zwischenlagerung oder Vernichtung dazu.
Ein belastbarer Vergleich beginnt deshalb mit einer präzisen Leistungsbeschreibung und repräsentativen Testakten – nicht mit einem Preis pro Seite allein.
Wann kann Auslagern sinnvoll sein?
- Ein großer Altbestand soll einmalig digitalisiert werden.
- Zeit, Räume oder geschultes Personal fehlen.
- Formate oder Zustand benötigen Spezialtechnik.
- Das Projekt muss in einem klaren Zeitraum abgeschlossen werden.
- Gesicherter Transport, Verarbeitung oder Vernichtung sollen professionell organisiert werden.
- Die eigene technische Infrastruktur wäre nur für dieses Projekt nötig.
Für den laufenden kleinen Posteingang kann interne Verarbeitung dagegen einfacher und besser in den Arbeitsablauf integrierbar sein.
Den Auftrag vor der Anbietersuche definieren
Beschreibe:
- Umfang in Behältern, Akten, Dokumenten und geschätzten Seiten,
- Dokumenttypen, Formate und Zustand,
- aktuelle Ordnung und relevante Aktenstruktur,
- benötigte Dokumenttrennung,
- Scanprofile und Qualitätsanforderungen,
- OCR, Klassifikation und Metadaten,
- Zielsystem und Übergabeformat,
- Schutzbedarf und besondere Dokumentklassen,
- Umgang mit Originalen,
- Projektzeitraum und Prioritäten.
Eine Zahl wie „300 Ordner“ reicht für eine seriöse Kalkulation nicht. Füllstand, Seitenstruktur und notwendige Nachbearbeitung können stark variieren.
Leistungsgrenzen eindeutig festlegen
Kläre, wer verantwortlich ist für:
- Entnahme von Heftungen und Vorbereitung,
- Erhaltung der Akten- und Dokumentreihenfolge,
- Trennung einzelner Dokumente,
- Benennung und Indexierung,
- Prüfung unklarer oder beschädigter Vorlagen,
- erneutes Scannen fehlerhafter Seiten,
- fachliche Zuordnung von Zweifelsfällen,
- Import in das Zielsystem,
- Freigabe zur Rückgabe oder Vernichtung.
Unklare Grenzen führen später zu Nachträgen oder zu Dateien, die intern aufwendig nachbearbeitet werden müssen.
Schutz und Nachvollziehbarkeit prüfen
Je nach Dokumentbestand können relevant sein:
- dokumentierte Transport- und Übergabekette,
- eindeutig versiegelte und gezählte Behälter,
- Zutritts- und Zugriffskontrollen,
- Trennung verschiedener Kundenbestände,
- Protokollierung von Verarbeitungsschritten,
- Umgang mit Unterauftragnehmern,
- Speicherorte und Löschung temporärer Daten,
- Meldung und Bearbeitung von Vorfällen,
- gesicherte Rücklieferung oder Vernichtung.
Datenschutzrechtliche und branchenspezifische Anforderungen müssen für den konkreten Bestand aktuell fachkundig geprüft und vertraglich umgesetzt werden.
Qualität messbar vereinbaren
„Hohe Scanqualität“ ist nicht prüfbar. Vereinbare stattdessen Kriterien wie:
- Vollständigkeit der Seiten,
- richtige Reihenfolge und Ausrichtung,
- zulässige abgeschnittene Ränder,
- Lesbarkeit relevanter Merkmale,
- korrekte Dokumenttrennung,
- Trefferquote definierter Metadaten,
- OCR-Qualität bei festgelegten Dokumenttypen,
- Stichprobengröße und Prüfverfahren,
- Nacharbeit und Fristen bei Fehlern.
Lege fest, was bei einem Fehlerfund geschieht. Ein einzelner fehlender Scan kann bei bestimmten Aktenklassen eine erweiterte Prüfung des gesamten Loses erforderlich machen.
Ausgabe und Übergabe definieren
Vereinbare:
- Dateiformate und Kompression,
- Struktur und Benennung,
- Metadatenformat und Zeichencodierung,
- eindeutige Verknüpfung zwischen Datei und Index,
- Prüfsummen oder andere Integritätskontrollen,
- verschlüsselten Übertragungsweg,
- Teillieferungen und Freigabeprozess,
- Korrekturlieferungen,
- Importtest in das Zielsystem.
Teste früh eine vollständige Musterlieferung. Technisch gültige Dateien können für die geplante Suche oder den Import dennoch ungeeignet sein.
Einen Pilotauftrag durchführen
Stelle eine repräsentative Auswahl zusammen:
- normale und schwierige Akten,
- verschiedene Dokumenttypen,
- schlechte Vorlagen,
- handschriftliche Ergänzungen,
- abweichende Formate,
- typische Zweifelsfälle.
Bewerte nach dem Pilot:
- Ergebnisqualität,
- Kommunikation und Umgang mit Fragen,
- Transparenz des Bearbeitungsstands,
- Aufwand interner Nacharbeit,
- Zuverlässigkeit der Metadaten,
- Eignung der Übergabe für das Zielsystem,
- realistische Zeit- und Kostenannahmen.
Kosten vollständig vergleichen
Zum Gesamtaufwand gehören neben dem Scanpreis möglicherweise:
- Abholung und Transport,
- Vorbereitung und Entheftung,
- Sonderformate,
- Dokumenttrennung,
- OCR und Datenerfassung,
- manuelle Indexierung,
- Qualitätsprüfung,
- Zwischenlagerung,
- erneute Bearbeitung,
- Import oder Datenträger,
- Rücklieferung oder Vernichtung,
- interne Projektsteuerung und Stichproben.
Ein niedriger Seitenpreis kann durch hohe Zusatz- und Nachbearbeitungskosten relativiert werden.
Fragen für das Auswahlgespräch
- Wie wird ein Bestand vom Empfang bis zur Rückgabe identifiziert?
- Welche Arbeiten erfolgen automatisch, welche manuell?
- Wie werden unlesbare, falsch einsortierte oder beschädigte Seiten behandelt?
- Welche Qualitätskennzahlen werden erfasst?
- Wie werden Fehler korrigiert und nachgeliefert?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
- Wie werden temporäre Dateien gelöscht?
- Welche Export- und Metadatenformate sind möglich?
- Wie lässt sich der Projektstatus nachvollziehen?
- Welche vergleichbaren Referenzanforderungen wurden bereits bearbeitet?
Der passende Dienstleister ist derjenige, dessen Prozess, Qualitätsnachweis und Übergabe zum eigenen Informationsbedarf passen – nicht zwangsläufig der mit der höchsten nominellen Scanleistung.