Ein technischer Vorgang kann lange dauern, ohne viel menschliche Arbeit zu benötigen. Problematisch wird es, wenn ein Mitarbeiter jeden Einzelfall starten, auf das Ergebnis warten und es anschließend manuell zuordnen muss. Dann wird Laufzeit des Systems zu gebundener Arbeitszeit eines Menschen.
Aktive Arbeit und Durchlaufzeit trennen
Erfasse für einen typischen Vorgang getrennt:
- aktive Bearbeitungszeit,
- technische Verarbeitungszeit,
- Wartezeit bis zur nächsten menschlichen Handlung,
- Zahl der Einzelfälle,
- und Aufwand für Fehler oder Nacharbeit.
Gerade bei mehreren hundert gleichartigen Prüfungen können wenige Sekunden Bedienaufwand pro Fall eine Arbeitskraft über Stunden binden, obwohl die eigentliche Prüfung automatisch läuft.
Einen Auftrag statt vieler Einzelschritte übergeben
Eine Hintergrundverarbeitung benötigt mindestens:
- eine klar zugeordnete Eingabemenge,
- einen übernommenen Verarbeitungsauftrag,
- einen sichtbaren Bearbeitungsstatus,
- ein eindeutig zugeordnetes Ergebnis,
- und einen getrennten Weg für fehlgeschlagene Fälle.
Der Mitarbeiter startet den Gesamtauftrag und kann sich anschließend anderer Arbeit widmen. Das System meldet, wann Ergebnisse oder Ausnahmen bearbeitbar sind.
Fehler nicht im Normalergebnis verstecken
Ein Auftrag ist nicht einfach „fertig“, wenn einige Einträge fehlen. Sinnvoll sind beispielsweise:
- eine Erfolgsdatei mit verarbeiteten Fällen,
- eine Fehlerliste mit Ursache und nächstem möglichen Schritt,
- ein Fortschrittsstand,
- und eine Warnung, wenn Verarbeitung ungewöhnlich lange stillsteht.
Automatische Wiederholungen müssen so gestaltet sein, dass keine doppelten Ergebnisse oder widersprüchlichen Zustände entstehen.
Die Wirkung richtig bewerten
Die technische Laufzeit kann unverändert bleiben und die Lösung trotzdem stark wirken. Prüfe deshalb nicht nur, ob der Gesamtauftrag schneller endet, sondern:
- wie viel aktive Arbeitszeit entfällt,
- ob Zuordnungs- und Übertragungsfehler sinken,
- wie viele Ausnahmen gezielt statt zufällig bearbeitet werden,
- und wofür die frei gewordene Zeit tatsächlich genutzt wird.
Maschinen dürfen warten. Gute Automatisierung verhindert, dass Menschen ohne fachlichen Grund mitwarten müssen.