Welche Daten ein Unternehmen braucht, lässt sich nicht aus einer allgemeinen Liste ableiten. Kunden-, Finanz- oder Produktionsdaten sind lediglich Kategorien. Die konkrete Auswahl folgt aus Geschäftsmodell, Prozessen, Entscheidungen und Nachweispflichten.
Die Leitregel lautet: So viel wie für den geklärten Zweck nötig, so wenig wie für Betrieb, Schutz und Pflege vertretbar.
Mit dem Informationsbedarf beginnen
Für jede geplante Erfassung sollten fünf Fragen beantwortet werden:
- Welche betriebliche Frage soll beantwortet werden?
- Wer nutzt die Antwort wann und für welche Handlung?
- Welche Information ist dafür tatsächlich notwendig?
- Wo entsteht diese Information am verlässlichsten?
- Wie lange wird sie für den Zweck oder einen Nachweis benötigt?
Ohne Handlung oder Verantwortlichen ist eine Kennzahl meist nur Dekoration.
Welche Arten betrieblicher Daten sind zu unterscheiden?
Stammdaten
Stammdaten beschreiben vergleichsweise stabile Gegenstände: Kunden, Lieferanten, Produkte, Leistungen, Standorte, Anlagen oder Mitarbeitende. Wichtig sind eindeutige Identitäten, verantwortliche Pflege und die Frage, welches System führend ist.
Bewegungs- und Vorgangsdaten
Sie entstehen durch betriebliche Ereignisse: Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferung, Zahlung, Wartung oder Reklamation. Sie sollten den Zustand eines Vorgangs und relevante Übergaben nachvollziehbar machen.
Zustands- und Messdaten
Bestände, Laufzeiten, Temperaturen, Auslastung oder technische Messwerte zeigen einen Zustand zu einem Zeitpunkt oder über einen Zeitraum. Messverfahren, Einheit, Genauigkeit und Zeitbezug gehören zur Definition.
Entscheidungs- und Freigabedaten
Bei wichtigen Vorgängen kann relevant sein, wer wann auf welcher Grundlage entschieden oder freigegeben hat. Das betrifft nicht nur Nachweise, sondern auch Lernen aus späteren Ergebnissen.
Qualitäts- und Wirkungsdaten
Fehler, Nacharbeit, Durchlaufzeit, Termintreue oder Rückmeldungen helfen, die Wirkung eines Prozesses zu beurteilen. Eine Kennzahl sollte dabei möglichst nah am gewünschten Ergebnis liegen und nicht nur leicht messbare Aktivität zählen.
Referenz- und Kontextdaten
Kalender, Regionen, Preislisten, Klassifikationen oder externe Bezugsgrößen machen andere Werte erst interpretierbar. Herkunft, Gültigkeitszeitraum und Aktualisierung müssen erkennbar sein.
Ein Datenobjekt vollständig beschreiben
Für jedes wichtige Datum oder Datenobjekt gehören mindestens zusammen:
- eindeutige Bezeichnung und fachliche Bedeutung,
- Format, Einheit und zulässige Werte,
- Bezug zu Person, Vorgang oder Gegenstand,
- Entstehungszeitpunkt und Gültigkeit,
- Quelle und führendes System,
- verantwortliche Rolle,
- Qualitäts- und Plausibilitätsregeln,
- Zugriffs- und Schutzbedarf,
- Aufbewahrungs- und Löschregel.
So wird aus einer Feldliste ein Informationsmodell, das unterschiedliche Bereiche gleich verstehen können.
Welche Daten sollten nicht erfasst werden?
Verzichte insbesondere, wenn:
- kein legitimer und konkreter Zweck vorhanden ist,
- dieselbe Information bereits verlässlich vorliegt,
- die Qualität nicht mit vertretbarem Aufwand gesichert werden kann,
- eine weniger eingriffsintensive oder aggregierte Information ausreicht,
- ein Wert lediglich individuelle Aktivität misst, aber keine sinnvolle Handlung ermöglicht,
- Aufbewahrung und Verantwortlichkeit ungeklärt sind.
Bei personenbezogenen Daten gelten zusätzliche Anforderungen an Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung. Dazu gehört eine gesonderte Datenschutzbetrachtung.
Mit einem minimalen Datensatz starten
Definiere für einen priorisierten Anwendungsfall zunächst den kleinsten Datensatz, der eine Entscheidung oder Wirkung zuverlässig unterstützt. Teste im Alltag:
- Wird die Information tatsächlich genutzt?
- Entsteht sie vollständig und rechtzeitig?
- Verstehen Beteiligte sie gleich?
- Führt sie zu einer besseren Handlung?
- Ist der Pflege- und Schutzaufwand angemessen?
Erst danach wird erweitert. Gute Datenbestände entstehen nicht durch maximale Sammlung, sondern durch eine klare Beziehung zwischen Zweck, Bedeutung, Verantwortung und Nutzung.
Direkt anwenden
Datenbedarf vom Handeln ableiten
Beginne mit einer Entscheidung oder Handlung und leite daraus den kleinsten nötigen Datenbestand ab.
Anschlussfragen
Häufig gefragt
Sind mehr Daten automatisch besser?
Nein. Zusätzliche Daten erhöhen Erfassungs-, Pflege-, Schutz- und Interpretationsaufwand. Wert entsteht erst, wenn Daten verlässlich eine konkrete Handlung oder Entscheidung unterstützen.