Wenn Planung wieder Ruhe in den Betrieb bringt

Berlin

Gastronomie

29 Mitarbeiter

Schichtarbeit

Ein mittelständischer Gastronomiebetrieb aus Berlin mit 29 Mitarbeitenden arbeitete im durchgehenden Mehrschichtbetrieb – von vormittags über das Mittagsgeschäft bis in die Abendstunden, inklusive Wochenenden und Feiertagen. Die komplexe Dienstplanung führte zunehmend zu Unruhe im Team, hohem Abstimmungsaufwand und steigenden Kosten. Ziel der Zusammenarbeit war es, den Personaleinsatz verlässlicher zu strukturieren und den täglichen Planungsstress deutlich zu reduzieren.

Die größte Veränderung war nicht ein neues System, sondern die Klarheit in den Abläufen. Wir arbeiten heute strukturierter, sparen Zeit und können uns wieder auf den Betrieb konzentrieren.

Geschäftsführer Gastronomieunternehmen

Ausgangslage

Der Betrieb war täglich auf mehrere Schichten angewiesen, um Frühstücks-, Mittags- und Abendgeschäft zuverlässig abzudecken. Dienstpläne wurden häufig kurzfristig angepasst, Ausfälle mussten spontan kompensiert werden und an Wochenenden oder Feiertagen verschärfte sich die Situation zusätzlich. Es fehlte ein klarer Überblick über Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und tatsächliche Bedarfe. Die Folge waren Überstunden, ungleich verteilte Schichten und zunehmende Unzufriedenheit im Team. Für die Betriebsleitung bedeutete das einen permanenten organisatorischen Druck.

Meine Rolle

Ich habe den Betrieb dabei unterstützt, die bestehende Dienstplanung transparent zu machen und die Abläufe rund um den Mehrschichtbetrieb strukturiert zu ordnen. Gemeinsam wurden klare Zuständigkeiten definiert, Schichtlogiken überprüft und wiederkehrende Engpässe sichtbar gemacht. Ziel war es, den Personaleinsatz planbarer zu gestalten, ohne die betrieblichen Anforderungen oder die Flexibilität im Tagesgeschäft einzuschränken.

Arbeitsweise und Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit erfolgte eng mit der Betriebsleitung und den verantwortlichen Schichtplanern. Statt neue Tools einzuführen, wurde zunächst mit den vorhandenen Systemen gearbeitet. Schritt für Schritt wurden Dienstpläne vereinfacht, Entscheidungswege verkürzt und klare Regeln für Wochenend- und Feiertagsbesetzungen festgelegt. Der Fokus lag dabei immer auf praktikablen Lösungen, die im laufenden Betrieb funktionieren und von allen Beteiligten mitgetragen werden.

Ergebnis und Wirkung

Durch die klar strukturierte Personaleinsatzplanung gewann der Betrieb deutlich an Ruhe. Dienstpläne wurden verlässlicher, kurzfristige Änderungen nahmen spürbar ab und Ausfälle konnten gezielter abgefedert werden. Die Kosten für Ersatzpersonal sanken, gleichzeitig stieg die Zufriedenheit im Team. Führungskräfte hatten wieder mehr Zeit für operative Aufgaben, statt täglich Schichten neu organisieren zu müssen. Der Mehrschichtbetrieb läuft heute stabiler, transparenter und mit deutlich weniger Stress für alle Beteiligten.