Befundraster
Das Befundraster ist ein Werkzeug zur strukturierten Herleitung organisatorischer Befunde aus verfügbaren Informationen.
Es unterstützt dabei, den betrachteten Gegenstand, die Grundlage der Untersuchung, die daraus gewonnenen Informationen und den daraus abgeleiteten Befund voneinander zu unterscheiden sowie Grenzen und Unsicherheiten seiner Aussagekraft ausdrücklich zu berücksichtigen.
Funktion
Das Befundraster unterstützt die Organisationsdiagnose bei der Verdichtung verfügbarer Informationen zu einem organisatorischen Befund.
Es trennt dabei insbesondere:
- den organisatorischen Gegenstand, auf den sich die Untersuchung bezieht,
- die Grundlage, auf der die verwendeten Informationen beruhen,
- die konkret vorliegenden Informationen,
- den daraus begründbar ableitbaren organisatorischen Befund,
- sowie Grenzen und Unsicherheiten seiner Aussagekraft.
Diese Unterscheidung soll verhindern, dass einzelne Aussagen, Beobachtungen oder Daten unmittelbar als organisatorischer Befund behandelt oder über ihren tatsächlichen Aussagegehalt hinaus verallgemeinert werden.
Struktur
1. Gegenstand
Worauf soll sich der Befund beziehen?
Der Gegenstand begrenzt den organisatorischen Zusammenhang, für den eine Aussage getroffen werden soll.
Ein Befund über die Freigabe von Standardangeboten erlaubt beispielsweise nicht ohne weitere Untersuchung Aussagen über die Entscheidungsorganisation des gesamten Unternehmens.
2. Grundlage
Worauf beruhen die verwendeten Informationen?
Die Grundlage beschreibt, worauf sich die verwendeten Informationen stützen.
Dies können beispielsweise Beobachtungen, Gespräche, Dokumente, Systemdaten oder Auswertungen konkreter Vorgänge sein.
Die Grundlage wird von den daraus gewonnenen Informationen unterschieden.
3. Informationen
Was liegt hinsichtlich des Gegenstands konkret vor?
Hier werden die für den Befund relevanten Informationen festgehalten.
Mehrere Informationen oder unterschiedliche Grundlagen können gemeinsam zur Herleitung eines Befunds beitragen.
Eine Information wird nicht allein dadurch zur organisatorischen Tatsache, dass sie geäußert oder dokumentiert wurde.
4. Befund
Was lässt sich daraus hinsichtlich des organisatorischen Zusammenhangs begründet feststellen?
Der Befund verdichtet die verfügbaren Informationen zu einer organisatorischen Aussage.
Er darf nicht über das hinausgehen, was die zugrunde liegenden Informationen begründen.
Ein Befund enthält noch nicht zwingend eine Bewertung des organisatorischen Zustands.
5. Grenzen und Unsicherheiten
Was begrenzt die Aussagekraft des Befunds?
Grenzen und Unsicherheiten können sich beispielsweise ergeben aus:
- einem begrenzten Betrachtungszeitraum,
- einem eingeschränkten Untersuchungsgegenstand,
- wenigen oder einseitigen Informationsquellen,
- widersprüchlichen Informationen,
- fehlender Beobachtung relevanter Situationen.
Sie begrenzen die Reichweite des Befunds und werden nicht durch eine möglichst eindeutige Formulierung verdeckt.
Ergebnis
Ergebnis der Anwendung ist ein nachvollziehbar aus den verfügbaren Informationen abgeleiteter organisatorischer Befund, dessen Grenzen und Unsicherheiten erkennbar bleiben.
Reicht die verfügbare Grundlage für einen begründeten Befund nicht aus, ist auch dies ein zulässiges Ergebnis der Anwendung.
Das Werkzeug erzwingt keine organisatorische Aussage, wenn die verfügbaren Informationen eine solche nicht hinreichend tragen.
Arbeitsraster
Das Raster kann in folgender kompakter Form verwendet werden:
| Element | Eintrag |
|---|---|
| Gegenstand | Worauf soll sich der Befund beziehen? |
| Grundlage | Worauf beruhen die verwendeten Informationen? |
| Informationen | Was liegt hinsichtlich des Gegenstands konkret vor? |
| Befund | Was lässt sich daraus begründet feststellen? |
| Grenzen und Unsicherheiten | Was begrenzt die Aussagekraft des Befunds? |
Felder können dem Umfang der Fragestellung entsprechend erweitert oder mehrfach verwendet werden. Das Raster ist hinreichend bearbeitet, wenn der Befund aus den angegebenen Informationen nachvollziehbar ableitbar ist und seine Aussagekraft nicht über die ausgewiesene Grundlage hinausgeht.
Anwendung
Die Elemente des Befundrasters sind keine linearen Arbeitsschritte.
Während der Befundbildung kann beispielsweise erkennbar werden, dass zusätzliche Informationen benötigt werden oder der betrachtete Gegenstand enger abgegrenzt werden muss.
Die konkrete Anwendung richtet sich nach der jeweiligen Fragestellung und der verfügbaren Untersuchungsgrundlage.
Das Raster muss nicht für jede einzelne Information separat verwendet werden. Mehrere zusammengehörige Informationen können gemeinsam die Grundlage eines organisatorischen Befunds bilden.
Abgrenzung
Das Befundraster unterstützt die Organisationsdiagnose, ersetzt sie aber nicht.
Es
- erhebt nicht selbst die für eine Untersuchung benötigten Informationen,
- bewertet einen Befund nicht anhand der Qualitätsmerkmale,
- formuliert keine vollständige Organisationsdiagnose,
- und entwickelt keine organisatorische Gestaltung.
Die Bewertung und Verdichtung einzelner oder mehrerer Befunde zu einer organisatorischen Diagnose erfolgt im Rahmen der Organisationsdiagnose.