Organisationsgestaltung
Zweck
Die Organisationsgestaltung ist ein wiederverwendbares Vorgehen zur Entwicklung und Einführung einer begründeten organisatorischen Gestaltung für eine konkrete betriebliche Anforderung oder einen bestimmten Gestaltungsbedarf. Sie bestimmt die angestrebte organisatorische Wirkung, entwickelt geeignete Gestaltungsmöglichkeiten und beurteilt diese anhand der relevanten Gestaltungsprinzipien sowie ihrer erwartbaren Auswirkungen auf andere organisatorische Zusammenhänge. Die gewählte Gestaltung wird so weit konkretisiert und eingeführt, dass die für ihre Anwendung erforderlichen Bedingungen hergestellt sind. Ob und wie sie im tatsächlichen betrieblichen Handeln wirkt, ist nicht Gegenstand der Organisationsgestaltung, sondern der Wirkungsprüfung.
Organisationsgestaltung dient damit nicht nur der Reparatur bestehender Organisation. Sie kann ebenso erforderlich werden, wenn neue betriebliche Anforderungen entstehen, etwa durch Wachstum, neue Tätigkeiten, zusätzliche Standorte oder veränderte Rahmenbedingungen.
Ausgangspunkt
Ausgangspunkt ist entweder
- eine konkrete betriebliche Anforderung, für die Organisation neu oder verändert gestaltet werden muss, oder
- ein bestimmter Gestaltungsbedarf, der beispielsweise aus einer Organisationsdiagnose hervorgegangen ist.
Liegt dem Vorhaben eine vermutete organisatorische Schwäche zugrunde, muss diese vor der Gestaltung hinreichend untersucht sein. Die Organisationsgestaltung ersetzt keine erforderliche Diagnose und darf eine ungeklärte Diagnose nicht durch eine bevorzugte Lösung vorwegnehmen.
Zu Beginn wird die angestrebte organisatorische Wirkung bestimmt. Ein solches Gestaltungsziel beschreibt, was sich in der Organisation oder in den Bedingungen betrieblichen Handelns verändern soll. Es legt noch nicht fest, mit welchem Mittel dies erreicht wird.
Beispiel:
Reguläre Kundenanfragen sollen auch ohne Verfügbarkeit der Geschäftsführung abschließend bearbeitet werden können.
Das Ziel beschreibt eine angestrebte organisatorische Wirkung. „Wissen dokumentieren“ oder „Entscheidungen delegieren“ wären dagegen bereits mögliche Mittel der Gestaltung.
Vorgehen
Die Organisationsgestaltung umfasst vier Phasen:
- Ausrichten
- Entwerfen
- Entscheiden
- Einführen
Die Phasen geben dem Vorgehen eine Struktur, sind aber nicht zwingend linear. Erkenntnisse aus dem Entwerfen, Entscheiden oder Einführen können eine erneute Klärung der Anforderung, eine Präzisierung der angestrebten Wirkung oder eine Überarbeitung des Entwurfs erforderlich machen.
1. Ausrichten
In der Phase Ausrichten werden die betriebliche Anforderung oder der bestimmte Gestaltungsbedarf geklärt und die angestrebte organisatorische Wirkung bestimmt.
Dabei ist zu klären:
- Welche konkrete betriebliche Anforderung oder welcher bestimmte Gestaltungsbedarf soll bearbeitet werden?
- Welche organisatorische Wirkung wird angestrebt?
- Welche Bedingungen und Grenzen sind für die Gestaltung relevant?
- Woran lässt sich später untersuchen, ob die angestrebte Wirkung tatsächlich eingetreten ist?
Das Gestaltungsziel soll die weitere Bearbeitung ausrichten, ohne die Lösung vorwegzunehmen. Die Gestaltung bleibt dadurch offen für unterschiedliche geeignete Mittel.
2. Entwerfen
In der Phase Entwerfen werden geeignete Gestaltungsmöglichkeiten entwickelt. Dabei werden die für die Anforderung relevanten organisatorischen Zusammenhänge und die möglichen Wechselwirkungen einer Veränderung berücksichtigt.
Eine Gestaltung kann sich beispielsweise auf Rollen, Entscheidungen, Informationen, Prozesse, Zusammenarbeit oder andere organisatorische Bedingungen beziehen. Welche dieser Zusammenhänge verändert werden müssen, ergibt sich aus der konkreten Anforderung und dem Entwurf; es wird nicht unabhängig davon vorab festgelegt.
Modelle des Frameworks können herangezogen werden, soweit sie helfen, relevante Zusammenhänge und Wechselwirkungen strukturiert zu betrachten. Sie erlauben jedoch keine verlässliche Vorhersage sämtlicher künftiger Auswirkungen.
Es müssen nicht in jedem Fall mehrere Alternativen entwickelt werden. Bestehen mehrere plausible Gestaltungsmöglichkeiten, sollen die für die Entscheidung relevanten Unterschiede berücksichtigt werden. Bei einer einfachen oder bereits hinreichend bestimmten Veränderung kann ein einzelner Entwurf genügen.
Ein Entwurf ist hinreichend konkret, wenn er erkennen lässt,
- welche organisatorische Veränderung vorgenommen werden soll und
- welche Bedingungen für ihre Anwendung hergestellt oder verändert werden müssen.
3. Entscheiden
In der Phase Entscheiden werden die Entwürfe anhand der relevanten Gestaltungsprinzipien und ihrer erwartbaren Auswirkungen beurteilt. Erforderliche Abwägungen werden begründet und die Gestaltung wird festgelegt.
Gestaltungsprinzipien werden nicht mechanisch als vollständige Checkliste angewendet. Es werden diejenigen Prinzipien herangezogen, die für die konkrete Gestaltung relevant sind. Können sie nicht gleichzeitig in gleicher Weise erfüllt werden, sind die Spannungen im jeweiligen Zusammenhang abzuwägen. Widerspricht die Entscheidung einem relevanten Gestaltungsprinzip, muss dies erkennbar und begründet sein.
Auch Qualitätsmerkmale können genutzt werden, um erwartbare Auswirkungen strukturiert zu betrachten. Eine solche Beurteilung beschreibt Erwartungen an die Gestaltung; sie stellt noch keine tatsächliche Wirkung fest.
Eine Gestaltung ist entscheidungsfähig, wenn sie die angestrebte organisatorische Wirkung hinreichend adressiert, die relevanten Zusammenhänge und erwartbaren Auswirkungen berücksichtigt wurden und die Entscheidung anhand der relevanten Gestaltungsprinzipien begründet werden kann.
Das Ergebnis dieser Phase kann auch sein,
- vorerst keine Veränderung vorzunehmen, wenn dies nach der Abwägung begründet ist, oder
- eine vorläufige Gestaltung festzulegen, deren tatsächliche Wirkung anschließend geprüft werden soll.
4. Einführen
In der Phase Einführen wird die beschlossene Gestaltung in die Organisation eingeführt. Dazu werden die Bedingungen hergestellt, die für ihre Anwendung erforderlich sind.
Je nach Gestaltung kann dies beispielsweise bedeuten,
- Rollen, Zuständigkeiten oder Handlungsspielräume anzupassen,
- erforderliche Informationen verfügbar zu machen,
- Regeln oder Prozessschritte zu ändern,
- notwendige Zugänge und Berechtigungen einzurichten,
- betroffene Personen zu informieren oder für die Anwendung zu befähigen und
- widersprechende organisatorische Bedingungen zu beseitigen.
Die Methode bestimmt, welche organisatorischen Bedingungen hergestellt werden müssen. Die dafür erforderlichen fachlichen oder technischen Arbeiten können eigene Umsetzungsleistungen erfordern und werden nicht durch die Organisationsgestaltung selbst beschrieben.
Die Gestaltung ist eingeführt, wenn ihre Anwendung organisatorisch möglich ist. Dass sie im betrieblichen Alltag tatsächlich wie vorgesehen angewendet wird und die angestrebte Wirkung erzielt, ist damit noch nicht festgestellt. Einführung ist nicht Wirkung.
Methodische Grundsätze
Anforderung vor Lösung
Die Gestaltung beginnt mit einer geklärten betrieblichen Anforderung oder einem bestimmten Gestaltungsbedarf. Eine bevorzugte Lösung darf den Ausgangspunkt nicht nachträglich bestimmen.
Wirkung vor Mittel
Zuerst wird die angestrebte organisatorische Wirkung bestimmt. Erst danach werden geeignete Mittel entwickelt und beurteilt. Ein Gestaltungsziel beschreibt daher keine bereits gewählte Lösung.
Relevante Zusammenhänge und Wechselwirkungen berücksichtigen
Organisatorische Veränderungen können andere organisatorische Zusammenhänge beeinflussen. Berücksichtigt werden die für die konkrete Gestaltung relevanten Auswirkungen, ohne Vollständigkeit oder sichere Vorhersage zu beanspruchen.
Gestaltungsprinzipien begründet anwenden
Gestaltungsprinzipien orientieren die Entscheidung, schreiben aber keine bestimmte Lösung vor. Ihre Relevanz, mögliche Spannungen und begründete Abweichungen sind im konkreten Zusammenhang offenzulegen.
Erwartete Wirkung von tatsächlicher Wirkung trennen
Die Beurteilung eines Entwurfs stützt sich auf erwartbare Auswirkungen. Ob diese eintreten, lässt sich erst nach der Einführung im tatsächlichen betrieblichen Handeln untersuchen.
Anwendungsbedingungen herstellen
Eine Gestaltung endet nicht beim Konzept oder Beschluss. Sie wird so weit konkretisiert und eingeführt, dass die für ihre Anwendung erforderlichen organisatorischen Bedingungen hergestellt sind.
Ergebnis
Das Ergebnis der Organisationsgestaltung ist eine begründete und hinreichend konkrete Gestaltungsentscheidung sowie – sofern eine Veränderung beschlossen wurde – deren organisatorische Einführung.
Das Ergebnis kann sein:
- eine eingeführte organisatorische Gestaltung,
- eine bewusst vorläufige Gestaltung oder
- eine begründete Entscheidung, vorerst keine Veränderung vorzunehmen.
Bei einer eingeführten Gestaltung ist nachvollziehbar,
- welche organisatorische Wirkung angestrebt wird,
- welche Gestaltung beschlossen wurde,
- wie die Entscheidung anhand relevanter Gestaltungsprinzipien und erwartbarer Auswirkungen begründet ist und
- welche Bedingungen für die Anwendung hergestellt wurden.
Grenzen
Die Organisationsgestaltung
- ersetzt keine Diagnose, wenn der zugrunde liegende organisatorische Zustand oder Gestaltungsbedarf noch nicht hinreichend geklärt ist,
- verlangt nicht zwingend die Entwicklung mehrerer Alternativen,
- schreibt keine bestimmte organisatorische Lösung vor,
- setzt nicht voraus, dass sämtliche Modelle, Qualitätsmerkmale oder Gestaltungsprinzipien des Frameworks angewendet werden,
- kann nicht sämtliche künftigen Auswirkungen einer Gestaltung vorwegnehmen,
- ist weder eine Methode zur Softwareauswahl noch ein allgemeines Projekt- oder Change-Management,
- umfasst nicht jede fachliche oder technische Umsetzungsleistung und
- umfasst nicht die Prüfung der tatsächlichen Wirkung.
Organisationsgestaltung verändert die organisatorischen Bedingungen betrieblichen Handelns. Ob und wie Menschen innerhalb dieser Bedingungen tatsächlich handeln und welche Wirkung daraus entsteht, wird erst in der Wirkungsprüfung untersucht.