Prozess

Ein Prozess ist ein abgrenzbarer Zusammenhang mehrerer Tätigkeiten, durch den ein bestimmtes Ergebnis erzeugt oder ein bestimmter Zustand erreicht wird.

Prozesse können bewusst gestaltet oder durch wiederkehrendes Handeln entstanden sein.

Sie können Tätigkeiten mehrerer Funktionen und Rollen verbinden und Regeln, Entscheidungen sowie Übergaben enthalten.

Abgrenzung

Eine einzelne Tätigkeit ist nicht automatisch ein Prozess.

Funktionen beschreiben, was betrieblich geleistet wird. Prozesse beschreiben, wie mehrere Tätigkeiten zusammenwirken, um ein Ergebnis oder einen Zustand zu erzeugen.

Regeln bestimmen, was unter bestimmten Bedingungen gelten soll. Sie können einen Prozess beeinflussen, sind aber nicht mit ihm identisch.

Definiert und dokumentiert

Ein definierter Prozess ist ein Prozess, dessen wesentliche Elemente organisatorisch festgelegt wurden.

Ein dokumentierter Prozess ist ein Prozess, dessen Beschreibung festgehalten wurde.

Definiert und dokumentiert sind nicht gleichbedeutend. Ein Prozess kann organisatorisch eindeutig sein, ohne in einem formalen Prozessdiagramm dokumentiert zu werden.

Angemessenheit

Wiederholung allein begründet nicht, dass ein Ablauf formalisiert werden muss.

Das erforderliche Maß an Prozessgestaltung richtet sich nach dem organisatorischen Bedarf, insbesondere nach Verlässlichkeit, Robustheit, Koordination und Angemessenheit.