Die wichtigste Optimierung beginnt oft mit einer einzigen Frage

Eigentlich sollte ich an diesem Tag nur etwas lernen.

Mein damaliger Chef wollte uns einen Prozess zeigen, den bisher nur er beherrscht. Schließlich sollte dieses Wissen nicht länger nur bei einer Person liegen.

Doch am Ende ging es gar nicht mehr um Wissenstransfer.

Es ging um einen Prozess, den seit Jahren niemand mehr hinterfragt hatte.

Ein ganz normaler Arbeitstag

Eine neue B2B-Bestellung geht ein.

Ein Mitarbeiter trägt die Kundendaten in ein Google Sheet ein. Eine Spalte bleibt dabei leer: die Kundennummer.

Ab jetzt übernimmt mein Chef.

Er legt einen Benutzer in einem Identitätssystem an, kopiert eine Kennung, wechselt in ein weiteres System, erzeugt dort eine Kundennummer nach einem festen Schema und trägt diese anschließend wieder im Google Sheet ein.

Erst danach kann die Bestellung weiterverarbeitet werden.

Während wir daneben saßen und zuschauten, stellte ich irgendwann eine einfache Frage:

“Warum machen wir das eigentlich so?”

Plötzlich wurde es still

Je länger wir darüber gesprochen haben, desto deutlicher wurde:

  • Die Kundennummer ist zwar ein Pflichtfeld für den Import.
  • Im weiteren Verlauf wird sie praktisch nicht mehr benötigt.
  • Trotzdem wartet das gesamte Team darauf, dass eine einzige Person Zeit findet, sie anzulegen.

Mein erster Gedanke war sofort:

“Das automatisieren wir.”

Ein kleiner Workflow könnte die Nummer automatisch erzeugen und an das ERP-System übergeben.

Doch dann kam der zweite Gedanke.

Wenn an dieser Nummer gar nichts Besonderes hängt – warum erzeugt sie der Mitarbeiter nicht einfach selbst?

Plötzlich ging es nicht mehr um Automatisierung.

Sondern darum, ob der Prozess überhaupt sinnvoll war.

Genau hier beginnt Prozessoptimierung

Viele Unternehmen suchen zuerst nach einer technischen Lösung.

Neue Software.
Neue Schnittstellen.
Neue Automatisierungen.

Dabei lautet die eigentliche Frage oft:

Warum existiert dieser Prozess überhaupt?

Manche Abläufe waren vor Jahren sinnvoll.

Systeme ändern sich.
Anforderungen ändern sich.
Mitarbeiter wechseln.

Der Prozess bleibt.

Und irgendwann weiß niemand mehr, warum er überhaupt existiert.

Drei Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen sollte

Wenn du einen Prozess verbessern möchtest, beginne nicht mit der Software.

Beginne mit diesen Fragen:

1. Welchen Zweck erfüllt dieser Schritt heute noch?

Nicht den Zweck von vor fünf Jahren.
Sondern heute.

2. Wer profitiert eigentlich davon?

Ist der Schritt wirklich notwendig oder existiert er nur, weil er schon immer da war?

3. Würden wir den Prozess heute noch einmal genauso bauen?

Wenn die Antwort “Nein” lautet, lohnt sich ein genauer Blick.

Erst vereinfachen. Dann automatisieren.

Automatisierung ist großartig.
Aber nur dann, wenn sie einen sinnvollen Prozess beschleunigt.
Einen unnötigen Prozess zu automatisieren bedeutet oft nur, ihn schneller unnötig zu machen.

Deshalb frage ich in Beratungen häufig zuerst:

“Warum machen Sie das eigentlich so?”

Erstaunlich oft entstehen genau in diesem Gespräch die größten Verbesserungen.

Nicht durch neue Software.

Sondern durch einen neuen Blick auf bestehende Abläufe.

Selbsttest

Denke einmal an einen Prozess in deinem Unternehmen.

  • Gibt es einen Schritt, dessen Sinn heute niemand mehr erklären kann?
  • Gibt es Aufgaben, die nur eine einzige Person erledigen kann?
  • Gibt es Tätigkeiten, die “schon immer” so gemacht werden?

Falls du eine dieser Fragen mit “Ja” beantwortest, steckt dort möglicherweise mehr Potenzial als in der nächsten Software-Einführung.

Fazit

Die beste Prozessoptimierung beginnt nicht mit einer Automatisierung.

Sie beginnt mit einer einfachen Frage:

“Warum machen wir das eigentlich so?”

Denn manchmal verschwindet ein Problem nicht, weil du es automatisierst.

Sondern weil du feststellst, dass es nie hätte existieren müssen.

Dein nächster Schritt

Frag dich heute einmal bewusst:

Welchen Prozess in deinem Unternehmen hast du seit Jahren nicht mehr hinterfragt?

Falls dir spontan mehrere einfallen, lohnt sich ein Blick von außen.

Genau dabei unterstützt dich mein Digitaler Effizienz-Check. Gemeinsam finden wir heraus, welche Prozesse dich wirklich ausbremsen – und ob die Lösung eine Automatisierung ist oder vielleicht etwas viel Einfacheres.