„Unsere Prozesse funktionieren seit Jahren.“
Klar.
Aber weiß auch dein Team noch, wie die mal gedacht waren?
In einem Projekt neulich meinte der Chef stolz:
„Das haben wir schon vor 10 Jahren so eingeführt – läuft immer noch.“
Blöd nur, dass die Kolleg:innen das längst anders machen.
Per Zuruf. Per Workaround. Per „hab ich halt so gelernt“.
Und so lebt jeder seine eigene Variante des Prozesses – inklusive Rückfragen-Chaos, Reibungsverlusten und kostspieliger Dopplungen.
Mein Punkt: Prozesse, die nie überprüft werden, veralten nicht nur – sie verwildern.
Stellt eure Abläufe regelmäßig auf den Prüfstand.
Oft wird dabei relevantes Verbesserungspotenzial sichtbar – und dein Team gewinnt weniger Reibung und mehr Klarheit. Wie groß die Wirkung ist, muss am konkreten Ablauf geprüft werden.
Wenn ein Ablauf trotz langer Erfahrung regelmäßig Rückfragen oder Nacharbeit erzeugt, nimm zuerst einige reale Vorgänge auf. Im Wiki findest du dafür ein Arbeitsblatt zur Prozessdokumentation.
Im Framework vertiefen
Ob ein Prozess funktioniert, entscheidet sich nicht an seiner Dokumentation, sondern am tatsächlich beobachtbaren Handeln. Das Reproduktionsmodell macht Abweichungen zwischen beschriebener Organisation und gelebter Praxis untersuchbar. Das Prozessmodell hilft anschließend, die unterschiedlichen Varianten im Zusammenhang zu betrachten.