Effizientere Prozesse für Redaktion und Service

Verlag

Verwaltung / IT

Vertrieb

38 Mitarbeiter

Ein mittelständischer Verlag stand vor der Herausforderung, wachsende Datenmengen und Serviceanfragen zuverlässig zu bewältigen. Hoher manueller Aufwand, Fehleranfälligkeit und Verzögerungen belasteten Mitarbeitende und Kund:innen gleichermaßen. Ziel war es, Abläufe zu vereinfachen, Qualität zu sichern und den Service spürbar zu verbessern.

Unsere Mitarbeitenden waren mit Datenpflege und Rückfragen gebunden. Heute laufen viele Prozesse automatisiert, Fehler sind praktisch verschwunden und wir haben wieder Zeit für unsere eigentliche Arbeit.

Leitung Kundenservice

Ausgangslage

Die Datenverwaltung im Verlag war stark manuell geprägt. Einzelne Servicemitarbeitende waren nahezu ausschließlich mit Pflege, Korrekturen und Rückfragen beschäftigt. Trotz des hohen Aufwands kam es regelmäßig zu Fehlern und Verzögerungen. Kund:innen warteten auf Rückmeldungen, intern wuchs der Frust. Der Service konnte den eigenen Qualitätsanspruch nicht mehr erfüllen.

Meine Rolle

Ich habe gemeinsam mit dem Verlag die bestehenden Abläufe transparent gemacht, Zuständigkeiten geklärt und die Datenflüsse strukturiert neu aufgesetzt. Ziel war es, manuelle Arbeit gezielt zu reduzieren, Fehlerquellen zu eliminieren und die Servicefähigkeit nachhaltig zu verbessern ohne unnötige Komplexität.

Arbeitsweise und Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit war pragmatisch und eng abgestimmt. Wir sind Schritt für Schritt vorgegangen, haben bestehende Systeme sinnvoll genutzt und Prozesse so angepasst, dass sie für das Team alltagstauglich bleiben. Entscheidungen wurden gemeinsam getroffen, Änderungen transparent kommuniziert und direkt im laufenden Betrieb umgesetzt.

Ergebnis und Wirkung

Manuelle Tätigkeiten wurden nahezu vollständig abgelöst, die Fehlerquote sank auf ein Minimum. Mitarbeitende gewannen Zeit für wertschöpfende Aufgaben, Serviceanfragen konnten deutlich schneller beantwortet werden. Der Verlag ist heute zuverlässig erreichbar, Prozesse laufen stabil und das Team arbeitet spürbar entspannter und zufriedener.