„Excel ist unser CRM.“
Diesen Satz höre ich so oder ähnlich in Erstgesprächen häufig. Und meistens kommt er mit einem leicht entschuldigenden
Lächeln – so nach dem Motto: „Wir wissen ja, dass das nicht optimal ist …“
Die gute Nachricht:
Für viele kleine Unternehmen ist Excel am Anfang völlig okay.
Die schlechte:
Ab einem bestimmten Punkt bremst es dich – und zwar deutlich.
In diesem Artikel schauen wir uns an:
- Wann Excel als CRM gut genug ist
- Woran du merkst, dass es kippt
- Welche schlanken Alternativen sich für kleine Teams wirklich lohnen
Ohne Tool-Bashing. Sondern nah an deiner Realität.
Wie Excel-CRM in der Praxis aussieht
Die meisten Setups, die ich sehe, ähneln sich:
- Eine oder mehrere Excel-Dateien wie
Kunden.xlsx,Anfragen_2025.xlsx,FollowUps.xlsx - Spalten wie Name, Firma, E-Mail, Telefon, Status, Notizen
- Eine Ordnerstruktur in der Ablage:
- Kunden
- Angebote
- Rechnungen
- Sonstiges
Dazu kommen E-Mails in verschiedenen Postfächern, vielleicht noch ein paar Notizen im Handy und einzelne To-dos in
einer Aufgaben-App.
Das ist kein „Chaos“, das ist ein völlig normal gewachsener Zustand.
Und am Anfang funktioniert das erstaunlich gut.
Wann Excel völlig ausreicht
Excel reicht in vielen Fällen, zum Beispiel wenn:
- du nur wenige Anfragen pro Monat bekommst
- du die meisten Kunden persönlich kennst
- Projekte überschaubar sind
- du selten Angebote schreibst
- du grob im Blick hast, was wo liegt
Beispiel:
Eine Trainerin für Kommunikation arbeitete die ersten zwei Jahre komplett mit Excel.
Sie hatte etwa 10–15 Kunden im Jahr, kannte alle persönlich und wusste bei jedem genau, wo er steht.
Für diese Phase wäre ein CRM-System Overkill gewesen. Excel war schnell, vertraut und völlig ausreichend.
Solange du:
- wenig Volumen hast
- alles im Kopf behalten kannst
- und nichts Wichtiges „durchrutscht“
ist Excel ein pragmatisches Werkzeug.
Der Moment, in dem Excel kippt
Der Punkt kommt selten über Nacht – er schleicht sich ein.
Typische Anzeichen:
- Du fragst dich häufiger: „Habe ich dieser Person eigentlich schon geantwortet?“
- Du weißt nicht mehr, welche Kontakte schon ein Angebot haben und welche nicht
- Follow-ups passieren zu spät – oder gar nicht
- Dateien heißen
Angebot_Müller_final_neu2.pdf - Es gibt mehrere Versionen derselben Liste (Lokal, Nextcloud, Mail-Anhang)
- Du verbringst viel Zeit mit Suchen: Mails, Dateien, Notizen, alte Excels
- Du hast Angst, Chancen zu verpassen, weil du es nicht mehr „auf dem Schirm“ hast
Ein IT-Dienstleister, mit dem ich gearbeitet habe, hatte an einem Punkt über 600 Zeilen in seiner Excel-Liste.
Jede Zeile ein Kontakt, irgendwo zwischen „mal gesprochen“ und „fast Kunde“.
Sein Satz im Gespräch:
„Ich verbringe mehr Zeit damit, mich durch diese Liste zu scrollen, als damit, wirklich Kunden zu gewinnen.“
Spätestens da ist klar:
Das Problem ist nicht Excel als Tool – sondern die wachsende Komplexität.
Warum Excel irgendwann bremst
Excel ist eine Tabelle.
Ein CRM ist ein Prozess-Werkzeug.
Was ein richtiges CRM kann, was Excel nur mit viel Bastelei und nie so richtig hinbekommt:
- Kontakte mit klaren Phasen abbilden (z. B. Anfrage → Kennenlerngespräch → Angebot → Auftrag)
- Dich automatisch an Follow-ups erinnern
- E-Mails, Notizen und Dateien direkt am Kontakt speichern
- Deals, Angebote und Aufgaben miteinander verknüpfen
- Teammitglieder einbinden, ohne dass Dateien hin- und hergeschickt werden müssen
- Auswertungen liefern: Wo bleiben Anfragen hängen? Welche Kanäle funktionieren?
Kurz gesagt:
Excel zeigt Daten.
Ein CRM steuert Abläufe.
Solange du deine Abläufe im Kopf mitsteuerst, geht das.
Wenn die Menge steigt, wirst du zum Engpass.
An diesen 5 Signalen erkennst du: Es ist Zeit für ein CRM
- Du musst aktiv „dran denken“, dich bei jemandem zu melden.
- Du hast mehr als eine Liste mit Kundendaten im Umlauf.
- Du checkst vor einem Kundengespräch mehrere Quellen (Mail, Excel, Notizen), um den Stand zu rekonstruieren.
- Du hast das Gefühl, dass dir zwischendurch Chancen durchrutschen.
- Du kannst nicht in 30 Sekunden sehen, wie viele Angebote gerade offen sind und in welchem Status sie sind.
Wenn du bei drei oder mehr Punkten innerlich nickst, lohnt sich der Blick auf ein schlankes CRM.
Schlanke CRM-Alternativen, die zu kleinen Teams passen
Es muss nicht das größte, mächtigste System sein. Im Gegenteil:
Je kleiner dein Team, desto mehr brauchst du ein einfaches System, das du wirklich benutzt.
Hier ein paar Ansätze, die sich in der Praxis bewährt haben:
1. Pipedrive – der visuelle Klassiker
- Klarer Fokus auf Vertriebspipelines
- Jede Anfrage ist eine „Karte“, die von links nach rechts wandert
- Sehr übersichtlich, ideal für Solo-Selbstständige und kleine Teams
- Gute Anbindung an E-Mail und Automatisierung
Pipedrive ist oft der erste sinnvolle Schritt weg von Excel, wenn du regelmäßig Angebote schreibst.
2. CentralStation CRM – CRM in „klein und günstig“
- Speziell für kleine Unternehmen gebaut
- Reduzierter Funktionsumfang, dafür schnell zu verstehen
- Gute Option, wenn Budget und vor allem absolute Einfachheit im Vordergrund stehen
3. folk CRM – Excel, aber in „smart“
- Fühlt sich an wie eine Mischung aus Tabelle und CRM
- Ideal, wenn du die Flexibilität von Excel magst, aber Struktur brauchst
- Gut geeignet für Netzwerkpflege, Kooperationen, wiederkehrende Kontakte
4. Notion als leichtes CRM
- Kein klassisches CRM, aber flexibel
- Du kannst eine einfache Pipeline mit wenigen Feldern abbilden
- Spannend, wenn du sowieso mit Notion arbeitest und alles an einem Ort halten willst
Wichtig ist nicht das Tool an sich, sondern:
- Es muss zu deiner Arbeitsweise passen
- Es darf dich nicht überfordern
- Es soll dir Arbeit abnehmen – nicht neue schaffen
Wie der Umstieg konkret aussehen kann
Ein Beispiel aus meiner Beratung:
Eine Webdesignerin hatte:
- eine Excel-Liste mit Kontakten
- eine Ordnerstruktur mit Angeboten und Projekten
- Mails verteilt in mehreren Postfächern
Ihr größter Schmerz:
„Ich weiß nicht mehr, wer wann was bekommen hat – und ich hab ständig Angst, jemanden zu vergessen.“
Wir sind so vorgegangen:
- Excel-Liste aufräumen (Duplikate, alte Einträge, unnötige Spalten)
- Daten in Pipedrive importieren
- Eine Pipeline definiert: Anfrage → Erstgespräch → Angebot → Entscheidung → Auftrag / Abgesagt
- Klare Regeln festgelegt:
- Jede neue Anfrage kommt sofort ins CRM
- Nach jedem Gespräch wird der Status aktualisiert
- Follow-ups werden direkt als Aufgabe angelegt
Nach einer Woche war der Alltag im neuen System angekommen.
Nach einem Monat sagte sie:
„Das fühlt sich an, als hätte mir jemand ein zweites Gehirn geschenkt.“
Fazit: Excel ist nicht das Problem – aber oft das Symptom
Excel ist ein großartiger Start.
Es ist da, vertraut und flexibel.
Problematisch wird es dann, wenn du versuchst, Wachstum auf einer Struktur zu bauen, die nie für Wachstum gedacht war.
Wenn du:
- mehr Anfragen bekommst
- größere Projekte machst
- nichts mehr „im Kopf“ behalten willst oder kannst
… dann ist der Wechsel zu einem schlanken CRM kein Luxus, sondern eine Entlastung.
Ein gutes CRM-System nimmt dir drei Dinge ab:
- das Drandenken
- das Suchen
- das Sortieren
Übrig bleibt:
Mehr Zeit für echte Arbeit.
Mehr Ruhe im Kopf.
Mehr Überblick über dein Wachstum.
Wenn du herausfinden willst, welches CRM zu deiner Situation passt – und wie du den Übergang von Excel zu einem schlanken
System möglichst stressfrei hinbekommst:
Im Kickstart Digitale Effizienz schauen wir uns deine aktuelle Struktur an und
bauen ein Setup, das dich wirklich entlastet – statt dich mit Funktionen zu erschlagen.
PS: Erkennst du dich in der Beschreibung wieder?
Dann nimm dir heute zwei Minuten und zähle ehrlich:
Wie viele verschiedene Listen, Dateien oder Orte hast du aktuell für deine Kundendaten im Einsatz?