Wie das Unternehmen W. endlich das Zettel-Chaos im Lager loswurde – mit einer simplen Lösung.
Bis vor Kurzem lief das dort so ab:
Die Ware kommt, der Lieferschein liegt bei, der Lagermitarbeiter hakt per Hand ab.
Fehlende Positionen? Werden auf einen Zettel geschrieben.
Der wandert per Hauspost an den Einkauf.
Klingt nach 1995, oder?
Das Problem war nicht der Zettel.
Das Problem war: Der Einkauf war handlungsunfähig, wenn’s eng wurde:
– Fehlmengen wurden zu spät erkannt
– keine zentrale Datenbasis
– Informationen gingen verloren oder kamen zu spät
– und der Einkauf erfuhr es, wenn’s eigentlich schon zu spät war
In Fallanalysen wie dieser wird deutlich, woran es hakt:
Der Auslöser bei W.? Eine Lieferung, die angeblich nie angekommen war – weil der Lieferschein einfach vom Tisch geflattert war.
Also wurde der Prozess auf den Prüfstand gestellt – mit einem klaren Ziel: Reaktionszeit, Kundenzufriedenheit und weniger Feuerlöschen.
Die Lösung war verblüffend einfach:
- Statt Hauspost: mobiler Wareneingang
- Statt Zettel: Tablet und Scanner
- Statt „wenn das Lager mal Zeit hat“: direkte Buchung ins ERP
- Ergebnis: Sofort-Info an den Einkauf, immer aktuelle Bestände, keine Zeitverzögerung
Der Clou:
Das System war schnell eingerichtet – und kostete weniger als die nächste verspätete Großbestellung.
Und das Beste?
Das Team hat’s gefeiert – zumindest fast alle.
Keine Zettel mehr, keine Doppelerfassung, keine Rückfragen.
Nur: Check, buchen, fertig.
Allein der Wegfall der Rückfragen hat pro Woche 1–2 Stunden im Einkauf freigemacht.
✅ Echtzeit statt Hauspost
✅ Klarheit statt Papierchaos
✅ Und endlich ein Prozess, der auch in Hochlastzeiten funktioniert
Was passiert bei dir, wenn eine Teillieferung ankommt?
Und wie viele Zettel braucht es, bis jemand Bescheid weiß?
PS: Wenn du wissen willst, wie selbst die „Querulanten“ mit an Bord kamen – dazu kommt mal ein separater Post.